Come implementare Agile nella propria organizzazione?

Come prima cosa, focalizziamoci sugli elementi principe di Agile, che possono aiutarti a registrare risultati immediati.

Ecco alcune semplici indicazioni (sotto forma di #hashtag) che puoi usare subito senza bisogno si una curva di apprendimento.

#1: implementa le riunioni giornaliere in piedi

Un modo in cui i team Agile comunicano è attraverso riunioni in piedi giornaliere, dove i membri del team dedicano uno o due minuti a condividere ciò su cui stanno lavorando e quali difficoltà stanno incontrando. Se la stessa difficoltà persiste, presentala ad un manager che ti aiuti a superarla. Se hai un team distribuito, con cui non puoi fare fisiche riunioni in piedi, prova con una video chat veloce usando Google Hangouts, Skype, o sistemi di videoconferenza ancora più performanti, come Zoom o GoToMeeting.

#2: comincia ad usare una lavagna dei compiti

Una delle sfide più grandi nel gestire progetti multipli è tracciare tutte le parti e priorità in movimento e tenere tutti sulla stessa pagina. Un modo facile per gestire tutto il lavoro del team è con una lavagna dei compiti (anche detta Scrum board – Lavagna della Mischia). Tutto quello di cui hai bisogno sono dei post-it e una lavagna bianca. Disegna alcune linee o usa del nastro adesivo per dividere la lavagna in sezioni, con quattro colonne per ogni membro del team. Assegna post-it di colori diversi ad ogni membro del team e comincia a posizionarli sulla lavagna, ordinandoli per priorità. Ogni post-it rappresenta un compito, così è facile vedere anche a colpo d’occhio chi sta lavorando su cosa e quali membri rischiano di essere sovraccaricati. Una buona regola: non incasellare subito troppi compiti nella colonna «in corso». Ogni persona dovrebbe scegliere 3-5 compiti a settimana e focalizzarsi su quelli. Una volta completati e spostati nella colonna «completati», puoi sempre spostare un compito da «arretrati» in «in corso» e cominciare.

Suggerimento: se ci sono alcuni importanti, dettagli, domande, o problemi in un particolare compito, puoi semplicemente scriverli sul post-it come reminder per poi discuterli col tuo team alla prima riunione in piedi utile. È un ottimo modo di incoraggiare la trasparenza nel team. Per una versione più sofisticata o digitale, utilizza Trello con gli stessi concetti. Per una visione strategica di queste attività, puoi utilizzare il Business Model Canvas e tutte le sue specifiche applicazioni.

#3: usa le storie per dare priorità ai compiti

Uno dei componenti principali di Agile è la user story. Le user stories sono brevi e semplici descrizioni di un compito o progetto raccontate dalla prospettiva del destinatario (cliente) o dell’utente finale. Tipicamente seguono questo semplice modello:

In quanto <tipo di utente>, voglio <il tal obiettivo> per <la tal ragione>.

Le user stories forniscono un contesto più ampio che aiuta i team a determinare quale approccio o soluzione emetterà il valore più importante per il consumatore. Da una prospettiva di marketing, ad esempio, questo è un ottimo esercizio per ottenere una migliore comprensione del target e di come il tuo lavoro può portargli beneficio. Le user story aiutano anche a dare priorità ai progetti in termini di valore economico.

Ecco un esempio di user story per il marketing:

«In quanto content marketing executive, voglio un design accattivante per il mio blog, che promuova il nostro software di prova, così possiamo conoscere i nostri obbiettivi e ritorni di prova per questo trimestre.»

La user story dev’essere pensata avendo in mente chi sta dall’altra parte, ovvero l’utente esterno che ne usufruirà, quindi va coniugata tenendo bene in mente la User Experience desiderata dall’utente finale.

Sviluppare user stories per ogni profilo chiave ti aiuta a targetizzare meglio il tuo messaggio e le tue attività organizzative. E focalizzandoti sugli obiettivi finali del tuo target tipo, potrai meglio fornire contenuti e soluzioni di valore che attirino a te i consumatori.

Una buona pratica è creare una nuova storia dell’utente per ogni progetto guida. Tutti i componenti del team devono contribuire nel rispondere alle domande: Qual è il destinatario di questa iniziativa e che cosa vuole? Qual è il problema più grande che vuole risolvere? Avere un team che lavora unito per creare user stories è un ottimo modo per favorire la collaborazione. In più il processo aiuterà ad assicurarti che stai ottenendo il massimo valore economico dal lavoro del tuo team.

#4: abbraccia la semplicità

È facile lasciare che una nuova eccitante idea cresca in una monster campaign quando cominci a considerare tutti i potenziali pubblici e approcci, specialmente se il tuo team è nel bel mezzo di una sessione killer di brainstorming. Ma non farti trascinare.

Agile consiste nel creare la soluzione più semplice possibile che dia la precedenza agli interessi dei tuoi consumatori. Resisti alla tentazione di ricorrere a campane, trombe o lanci di portata mondiale perché pensi che attirerà più attenzione. Chiedi ai tuoi consumatori (interni o esterni) quello che vogliono. Sebbene l’idea che c’è dietro la tua campagna possa essere complessa, la soluzione che presenti potrebbe apparire semplice per gli utenti finali.

#5: non scordare l’elemento umano

Molti manager che provano ad implementare Agile si focalizzano sui meccanismi. Mente alcuni elementi del processo Agile possono essere programmati, come la struttura e le riunioni in piedi, dirigere effettivamente un team Agile è un’arte. L’importanza dell’interazione umana non dovrebbe mai essere trascurata, a partire da come fidelizzi i clienti e solleciti i feedback fino a come comunichi con i membri del team.

È fondamentale costruire un team Agile altamente performante.

Quando dirigi un team Agile, devi prestare attenzione tanto alla struttura dei tuoi processi quanto a come i membri del tuo team lavorano e comunicano tra di loro. Approfondire entrambi questi aspetti è la chiave per un successo  continuo e ripetibile.

#6: mantieni le retrospettive

Dopo aver completato un compito o un progetto, prendi un po’ di tempo per riflettere e discutere su che cosa ha funzionato e cosa no. Fai domande per provare a capire perché alcune cose hanno avuto successo ed altre no. In questo modo stai continuamente imparando e aggiustando per fare in modo che il progetto successivo scorra più liscio e produca risultati migliori.

Ecco un semplice schema che puoi usare durante la tua prossima retrospettiva: Che cosa abbiamo fatto bene? Che cosa avremmo potuto fare meglio?  Come possiamo migliorare il processo per la prossima volta?

Poiché le retrospettive sono democratiche, sono molto rigeneranti per il tuo team. Identificano i problemi, lavorano insieme per trovare le soluzioni e prendono veramente in mano le redini del processo.

#7: sviluppa un mindset agile

Agile non è un processo, ma un mindset, uno stato mentale. Seguire il processo Agile non significa essere agile e la distinzione è spesso la differenza tra successo e fallimento del progetto. Ci sono alcune tendenze comuni a cui dovrai stare attento, ma la prima prospettiva di cui hai bisogno per cambiare è come reagisci ai contrattempi.

A livello individuale, hai bisogno di incoraggiare i membri del tuo team a condividere qualsiasi problema o difficoltà che li sta rallentando. Le persone sono naturalmente riluttanti ad ammettere che stanno avendo un problema, quindi dimostra loro che non saranno penalizzati per aver chiesto aiuto o se non conoscono il miglior modo di agire. Se il team non sa quello con cui i membri stanno lottando, i problemi aumenteranno finché non sarà troppo tardi per rimediare. Ad un livello più ampio, hai bisogno di ripensare alla tua percezione di fallimento. Agile riconosce il fallimento come un’opportunità per rinforzare il tuo team e il tuo prodotto finale. Non è qualcosa che dovrebbe essere temuto o nascosto sotto il tappeto. Se il tuo team sta veramente spingendo sé stesso per aumentare il suo livello di performance, il fallimento è semplicemente parte del processo e può essere un’incredibile opportunità di apprendimento.

Scegliere Agile perché? Per la centralità del destinatario della nostra attività